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Klare Kommunikation: So vermeiden Sie Missverständnisse

Aktualisiert: 3. März


klare Kommunikation

Stellen Sie sich vor, es gäbe keine Missverständnisse. Was Sie sagen wollen, kommt bei Ihrem Gesprächspartner genau so an, wie Sie es meinen. Und zwar nicht nur der sachliche Inhalt, auch Ihre Emotionen, Absichten und Appelle – alles, was zwischen den Zeilen transportiert wird.  Wäre das gut?


Spontan kommt jetzt vielleicht ein „na klar“. Doch sind Sie sich sicher? Manchmal wollen wir gar nicht klar kommunizieren. Vielleicht, weil in uns diese Klarheit gar nicht ist. Oder, weil wir uns ein Hintertürchen offenhalten wollen. Doch darum soll es hier nicht gehen.


Sie möchten also, dass verstanden wird, was Sie meinen? Dann habe ich hier 8 ultimative Tipps für Sie, wie Sie klar kommunizieren und Missverständnisse vermeiden:

 

8 Tipps, um Missverständnisse zu vermeiden



1. Bereiten Sie Gespräche gut vor


Überlegen Sie sich, was Sie mit dem Gespräch erreichen möchten. Was soll nach dem Gespräch anders sein als vor dem Gespräch? Möchten Sie jemanden informieren, eine Meinung einholen, oder eine Entscheidung bekommen? Oder möchten Sie eine Aufgabe delegieren? Was soll beim Gegenüber ankommen? Welche Emotionen sollen bei ihrem Gesprächspartner entstehen? Was ist Ihr Ziel?

 

Ich bereite Gespräche – vor allem Kritikgespräche – gerne mit PAUL vor. Und das funktioniert so:

 

Problem: Was ist das Problem?

Auswirkungen: Wie wirkt sich das Problem aus?

Ursachen: Welche Ursachen könnten der Grund für das Problem sein?

Lösungsmöglichkeiten: Welche Ideen habe ich zur Lösung des Problems.

 

Wichtig: Bleiben Sie im Gespräch immer offen für neue Wendungen und fragen sie, was Ihr Gesprächspartner für Ideen und Vorschläge hat.

 

Außerdem überlege ich mir vor Gesprächen

-       In welcher Situation ist mein Gesprächspartner?

-       Aus welcher Welt – welchem Umfeld - kommt er?

-       Welches Vorwissen kann ich erwarten? 

-       Welche Befürchtungen, Einwände und Widerstände sind zu erwarten?


 

2. Schaffen Sie ein positives Gesprächsklima und vermeiden Sie Störungen


Auch die Rahmenbedingungen müssen passen: Wählen Sie einen geeigneten Raum aus und planen Sie ausreichend Zeit ein. Es kann auch sinnvoll sein, Zahlen, Daten und Moderationsmaterial vorzubereiten.


Eine Einladung mit Agenda gibt dem Gesprächspartner die Möglichkeit, sich vorzubereiten und sich auf das Gespräch einzustellen. Immer wieder höre ich, dass Führungskräfte auf den „Überraschungseffekt“ setzen. Wer klar, fair und wertschätzend kommuniziert, verzichtet darauf.


Ermöglichen Sie Ihrem Gesprächspartner richtig anzukommen. Etwas Small Talk hilft, eine entspannte Atmosphäre zu schaffen. Bieten Sie gegebenenfalls ein Getränk an. Führen Sie zum Thema hin: So kurz wie möglich, so ausführlich wie nötig.


Vermeiden Sie Unterbrechungen und störende Geräusche. Konzentrieren Sie sich auf Ihren Gesprächspartner.


Mitarbeiter berichten immer wieder, dass sie einen Termin bei ihrem Chef haben und der ist noch anderweitig beschäftigt und meint, „Erzählen Sie doch schon mal!“ Wenn Sie oder Ihr Gesprächspartner nicht ganz bei der Sache sind, brauchen Sie sich nicht wundern, wenn Missverständnisse entstehen.


Was hilft:

-       eine Einladung mit Agenda

-       ein ruhiger, ungestörter Ort

-       ein positiver Gesprächseinstieg

 

 

3. Stellen Sie Fragen und hören Sie aufmerksam zu


Was weiß Ihr Gesprächspartner bereits über das Thema? Welche Ideen hat er? Beteiligen Sie Ihren Gesprächspartner bei der Lösungsfindung – sofern möglich und sinnvoll.


Hören Sie gut zu. Dabei ist es wichtig, nicht nur auf Worte zu achten. Nehmen Sie die Körpersprache Ihres Gegenübers bewusst wahr. Auch die Stimme verrät viel über Emotionen. Achten Sie darauf.


Wenn das, was Ihr Gesprächspartner sagt und das, wie er es sagt, nicht zueinander passen, fragen Sie nach. Sprechen Sie über das, was Sie wahrnehmen. Nur, wenn Sie Unstimmigkeiten wahrnehmen und ansprechen, funktioniert klare Kommunikation auf beiden Seiten.


 

4. Erklären Sie anschaulich und verwenden Sie grafische Darstellungen


Schachtelsätze, komplizierte Worte und abstrakte Erklärungen machen es schwer, Sachverhalte zu verstehen. Verwenden Sie kurze Sätze, gängige Wörter und sprechen Sie in Bildern.


Wenn Sie Zahlen verwenden können Sie gut mit Vergleichen arbeiten: Konzern x hat 75.000 Mitarbeiter. Das sind so viele Menschen wie Bayreuth Einwohner hat. Und schon haben wir eine Vorstellung davon. Bei Flächen werden oft die berühmten Fußballfelder bemüht. Auch das können wir uns besser vorstellen als 7140 m2.


Bei komplexen Erklärungen helfen auch Zeichnungen und Modelle. Vor allem Menschen, die hauptsächlich praktisch arbeiten, sind so gut zu erreichen.



5. Setzen Sie Ihre Stimme und Ihren Körper bewusst ein


Bestimmt kennen Sie Menschen, die so monoton sprechen, dass Sie Mühe haben, wach zu bleichen. Machen Sie es besser:


-       Variieren Sie Lautstärke, Tonhöhe und Sprechgeschwindigkeit.

-       Machen Sie Pausen.

-       Unterstreichen Sie Ihre Botschaft mit Ihren Händen.



 

6. Vermeiden Sie Mehrdeutigkeit


Viele Missverständnisse entstehen, weil wir selbst nicht eindeutig kommunizieren. Worte und Körpersprache sind nicht stimmig. Vielleicht, weil wir selbst mehrere Stimmen in uns haben, die sich widersprechen. Vielleicht auch, weil wir uns nicht festlegen wollen: „So habe ich das doch gar nicht gemeint.“


Manchmal kommen Sie aber auch gar nicht auf die Idee, dass Ihre Aussage auch anders verstanden werden könnte. Denken Sie unterschiedliche Interpretationsmöglichkeiten mit. Das ist aufwendig und gerade, wenn Sie jemanden nicht gut kennen, sehr schwer. Auch hier gilt wieder: Fragen stellen hilft.


Schulz von Thun hat ein wunderbares Modell entwickelt, das aufzeigt, dass eine Nachricht mehrere Botschaften enthalten kann. Das Kommunikationsquadrat.


Das Modell geht davon aus, dass jede Äußerung vier verschiedene Botschaften enthält:


-       eine Sachinformation

-       einen Appell

-       einen Beziehungshinweis

-       eine Selbstoffenbarung



Ein Beispiel aus dem Leben:


Zwei Kolleginnen stehen in der Küche. Marie ist neu, sie hat erst vor wenigen Wochen in der Personalentwicklung angefangen.


Ihre Kollegin sagt zu ihr: „Denk daran, morgen bist du an der Reihe, für die Trainer Kaffee zu kochen.“


Welche Botschaften könnte die Nachricht beinhalten?


-       eine Sachinformation: „Denke daran, Kaffee zu kochen.“

 

-       einen Appell: „Bitte koche Kaffee!“

 

-       einen Beziehungshinweis: „Ich meine es gut mit dir.“, oder „Ich halte dich für unzuverlässig.“

 

-       eine Selbstoffenbarung: „Mir ist es wichtig, dass die Trainer morgen Kaffee bekommen.“

 

Sie sehen schon, Sie müssten eigentlich Gedanken lesen können. Gerade der Beziehungshinweis birgt viel Konfliktpotenzial, weil es hier immer darum geht, wie ich zum anderen stehe und was ich von ihm halte.


Beseitigen Sie Unklarheiten und Unstimmigkeiten frühzeitig, indem Sie auf die Reaktion Ihres Gesprächspartners achten und im Zweifelsfall nachfragen.

 

 

7. Machen Sie klare Ansagen


Ich liebe das Wort „eigentlich“. Das ist ein sogenannter Weichmacher. Damit relativiere ich meine Aussagen. „Eigentlich bin ich glücklich.“ Da stellt sich doch gleich die Frage: „Warum nur eigentlich?“


Von diesen Weichmachern gibt es sehr viele:

  • im Prinzip

  • eventuell

  • vielleicht

  • unter Umständen

  • könnte, sollte, müsste


Reduzieren Sie diese Relativierungen und machen Sie klare Ansagen. Sagen Sie statt „Könntest du das eventuell bis morgen hinkriegen?“ besser: „Ich brauche das Ergebnis morgen um 12 Uhr. Klappt das?“

 

 

8. Fassen Sie die Ergebnisse zusammen und stellen Sie Verbindlichkeit her


Noch besser: Lassen Sie Ihren Gesprächspartner zusammenfassen. Fragen dazu:


„Was machst du bis zu unserem nächsten Treffen?“

„Auf was kommt es bei dieser Aufgabe an?“


Klar müssen Sie aufpassen, dass Sie sich nicht nach Schulmeister anhören. Sie können z. B. mit „Nur zur Sicherheit …“ die Frage einleiten. 


Bestimmt werden Sie erstaunt sein, wie viele Details untergegangen sind. Macht nichts. Sie können diese ja wiederholen, wenn Sie merken, dass da noch etwas Wichtiges fehlt.


Alternativ können Sie die wichtigsten Aussagen wiederholen und Verständnisfragen stellen.

 

Außerdem ist es wichtig, am Ende des Gesprächs noch einmal zusammenzufassen, was konkret verabredet wurde. Es kann sinnvoll sein, die Ergebnisse schriftlich festzuhalten. Wichtig: alle Gesprächspartner müssen wissen wer, was wie bis wann macht.

 

 

Meine wichtigste Botschaft für eine klare Kommunikation:


Das Leben wird leichter, wenn Sie klar kommunizieren. Doch egal, wie sehr Sie sich bemühen: Gehen Sie nie davon aus, dass Ihr Gegenüber genau das Gleiche versteht, was Sie sagen wollen. Drehen Sie lieber eine Schleife mehr und fragen Sie nach.


Gehen Sie bei Konflikten erst mal davon aus, es könnte sich um ein Missverständnis handeln. Fragen Sie nach, bevor die Beziehung leidet und die Situation eskaliert.


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